中国电子教育学会（以下简称学会）的业务主管部门是教育部（社团管理办公室），注册登记部门是民政部。自1994年成立以来，学会秘书处一直设在西安电子科技大学。

一、学会秘书处主要工作是：

及时处理学会日常工作；起草学会文件、通知；协调各分会的工作；传达、完成学会领导和上级部门的临时性工作。

二、秘书处工作人员应具备的能力与素质：

1、认真负责的工作态度与严谨的工作作风；

2、具备一定的专业知识和教学管理能力；

3、有较强的沟通能力；

4、具备良好人文素质与文字能力。

三、秘书处的主要工作：

（一）民政部年检工作：每年3至5月份完成，报教育部和民政部；

（二）财务审计：每年3月前完成，秘书处提供凭证，会计提供报表；

（三）《中国电子教育》：该杂志是季刊，16开80页，每年3、6、9、12月初完成组稿、审稿、编辑、核红，下厂印刷，邮寄等工作；

（四）起草学会文件、通知、函件；

（五）印章、证书、文件、固定资产的使用登记等；

（六）财务工作，目前外聘1名具备会计资格人员（兼职），兼任会计记账和报税，出纳由学会的工作人员担任，主要工作有：

1、财务预算编报：按学校安排，每年9月份完成学校下一年度的预算编报；

2、日常费用报销（含学校、学会）；

3、学会内部的收支（会费及管理费），收取会费，开具财政部的专用会费收据；其他收入，开具增值税发票；及各分会费用支出；

4、每月报税：月初完成报税工作，给会计提供学会收支账目明细及凭证；

5、银行季度对账、年检（工商银行和交通银行）。

（七）按章程规定，组织每年2次常务理事会和2年1次会员代表大会。秘书处的工作是确定会议内容及相关的议程、会议材料，组织实施，起草会议文件等。

（八）学会换届：

1、提出方案，报学会领导审批；

2、提前6个月报教育部社团办审批；

3、召开常务理事会，讨论确定换届方案；

4、敦促各分会落实换届人选；

5、起草大会的工作报告，财务报告及换届报告等文件；

6、确定换届大会议程安排，会议资料；

7、召开会员代表大会，选举通过新一届理事会人选；

8、准备换届材料报教育部，民政部审批、备案。

（九）学会网站的日常维护更新

（十）及时处理各分会提交的工作

（十一）高教分会的工作：每年1次学术年会的筹备、安排及论文集的征集处理，完成总会交给的任务

（十二）做好民政部评估准备工作：按评估指标准备资料

（十三）党建工作：秘书处与西安电子科技大学教务处组成联合党支部，每年报党建工作报告

（十四）收集各分会的年度总结和第二年的工作计划，编制简报

（十五）为学会领导提供有关资料

（十六）及时处理上级部门的临时性工作。

四、与其他社团的关系（均为理事单位），缴纳会费，参加活动：

1、中国高等教育学会

2、中国网络社会组织联合会

3、中国电子联合会

五、与学会相关的业务部门：

教育部（社团办）、民政部、财政部、税务局、工商银行、交通银行。